EIRAN AIKUISLUKION TIETOSUOJASELOSTE

Eiran aikuislukiossa noudatetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679 EU) sekä siihen liittyvän kansallisen lainsäädännön vaatimuksia. Eiran aikuislukion tietosuojapolitiikkaa kuvataan koulun kotisivuilla www.eira.fi. Tässä tietosuojaselosteessa selvitetään tietosuoja-asetuksen edellyttämien tietojen käsittelyä oppilaitoksen ylläpitämien henkilörekisterien osalta. Tietosuojaselostetta päivitetään tietojen muuttuessa.

Rekisterinpitäjä

Touko Voutilaisen koulusäätiö sr – Eiran aikuislukio  
Laivurinkatu 3, 00150 Helsinki
Y-tunnus 1997270-7

Eiran aikuislukion tehtävänä on aikuisten lukiokoulutuksen ja perusopetuksen sekä lukiokoulutukseen valmistavan koulutuksen järjestäminen lukiolain (692/1998) ja perusopetuslain (682/1998) mukaisesti. Oppilaitos kerää henkilötietoja tämän tehtävän toteuttamiseksi. Tietosuojaa toteuttaessaan Eiran aikuislukio kiinnittää erityistä huomiota siihen, ettei asiattomilla ole pääsyä henkilötietoihin ja että tietoja ei käytetä väärin.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterinpitäjä käsittelee oppilaiden ja opiskelijoiden henkilötietoja opetuksen järjestämiseksi. Henkilötietojen käyttötarkoituksia voivat olla esim. ylioppilaskirjoitusten järjestäminen, poissaolojen seuranta tai opetussuunnitelman mukaisen arvioinnin toteuttaminen. 

Rekisterinpitäjä käsittelee palveluksessaan olevaan henkilökuntaan liittyviä henkilötietoja työsuhdevelvoitteiden täyttämiseksi. 

Henkilötietoja ei käsitellä markkinointitarkoituksessa. Kun tiedot eivät enää ole käyttötarkoituksensa vuoksi tarpeellisia, ne tuhotaan asianmukaisesti.

Ylläpidettävät rekisterit

Rekistereitä ovat esim. seuraavat:

  • Opiskelijahallintojärjestelmärekisteri
  • Henkilöstörekisteri
  • Käyttäjätunnusrekisteri
  • Asiakas- ja alihankkijarekisteri
  • Sidosryhmärekisteri
  • Kiinteistöjen käyttörekisteri/ Kulunvalvontajärjestelmä

Eiran aikuislukio ylläpitää lain ja asetusten vaatimaa selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista.

Rekisterien tietosisältö

Opiskelijoiden yksilöimisen, tunnistamisen ja opetuksen järjestämisen kannalta tarpeelliset tiedot, kuten:

  • Opiskelijan nimi ja henkilötunnus;
  • Yhteystiedot: osoite, kotikunta, puhelinnumero ja sähköpostiosoite;
  • Opiskelijan huoltajien nimi- ja yhteystiedot;
  • Opintosuorituksiin ja opintojen järjestämiseen liittyvät tiedot.

Rekisterinpitäjän palveluksessa olevan henkilöstön osalta tarvittavat tiedot palkanmaksun ja muiden työsuhdevelvoitteiden täyttämiseksi, kuten:

  • Henkilö- ja yhteystiedot;
  • Koulutus;
  • Työtehtävä;
  • Työsuhteen kesto;
  • Pankkiyhteystiedot.

Tietolähteet

Rekistereissä olevat tiedot on saatu rekisteröidyiltä itseltään tai heidän huoltajiltaan. Henkilötietojen rekisteröinti perustuu henkilön suostumukseen tai laissa määriteltyyn muuhun perusteeseen. Osa tiedoista syntyy opiskelijan opetuksen järjestämisestä koostuvista tiedoista, jotka opettaja tai koulun hallinto kirjaa rekisteriin.

Tietojen luovuttaminen

Opiskelijan henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta rekisterinpitäjän tai rekisterinpitäjän lukuun toimivien kolmansien tahojen ulkopuolelle. Kuitenkin opiskelijan henkilötietoja voidaan luovuttaa opintojen järjestämisen, seurannan ja tilastoinnin toteuttamiseksi viranomaistahoille ja Eiran aikuislukio voi luovuttaa opiskelijaa koskevia tietoja oppilaitoksen vaihdon yhteydessä toiselle rekisterinpitäjälle (uudelle oppilaitokselle).

Rekisterinpitäjä ei siirrä tai luovuta henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterien suojausperiaatteet

Rekisterinpitäjän oppilas- ja asiakasrekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Tietoja ja palvelua suojataan muun muassa palomuurin, fyysisten laitetilojen suojaamisen, kulunvalvonnan, käyttöoikeuksien sekä aktiivisen valvonnan kautta. Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä.

Henkilötietoja käsittelevät vain rekisterinpitäjän erityisesti määrittelemät henkilöt, jotka ovat rekisterinpitäjän palveluksessa, sekä rekisterinpitäjän toimeksiannosta palveluja ylläpitävät tai kehittävät kolmannet osapuolet.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on alla kuvatut oikeudet häntä koskevien tietojen saantiin, oikaisemiseen, rajoittamiseen, poistamiseen tai siirtämiseen sekä oikeus tehdä henkilötietojensa käsittelystä valitus:

  • Oikeus pyytää pääsy omiin henkilötietoihinsa ja tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu rekisterinpitäjän rekistereihin;
  • Oikeus pyytää häntä koskevien virheellisten tai epätarkkojen henkilötietojen oikaisemista tai poistamista;
  • Oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista;
  • Oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä (kieltämällä niiden käsittely esim. suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimusta varten tai henkilömatrikkelia taikka sukututkimusta varten);
  • Oikeus vaatia henkilötietojensa siirtämistä yleisesti käytössä olevassa siirtomuodossa toiseen järjestelmään. (Oikeus koskee vain rekisteröidyn itsensä antamia tietoja.);
  • Oikeus peruuttaa antamansa suostumus henkilötietojensa käsittelyyn;
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetulle).

Rekisteröity ei kuitenkaan voi vaatia henkilötietojensa poistamista niin kauan, kun käsiteltävät henkilötiedot ovat tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Rekisteröity voi lähettää edellä kuvatut pyynnöt tai vaatimukset kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen Eiran aikuislukio, Laivurinkatu 3, 00150 Helsinki. Niissä tulee mainita rekisteröidyn nimi, henkilötunnus, postiosoite ja puhelinnumero. Vastaus pyyntöön toimitetaan rekisteröidyn väestötietojärjestelmästä varmennettuun osoitteeseen.

Lisätietoja

Mirva Heimala, henkilörekisteriasioiden yhteyshenkilö

tietosuoja@eira.fi